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现场会筹备工作方案
为了确保事情或工作科学有序进行，常常需要预先制定方案，方案具有可操作性和可行性的特点。那么你有了解过方案吗？下面是小编整理的现场会筹备工作方案，希望能够帮助到大家。
现场会筹备工作方案1
下面，根据会议安排，我代表组委会办公室通报前一阶段筹备工作进展情况及下一步工作安排建议。
一、前阶段筹备工作情况
1.精心策划活动方案。8月12日召开组委会第一次全体会议后，各筹备工作小组积极行动，各自制定详细的工作方案并报组委会办公室。区委区政府领导也高度重视这项工作，区委、区政府主要领导多次专题听取方案汇报，并对完善方案提出了明确的要求。各组组长多次牵头修改完善方案，目前主活动、6项专题活动、文艺晚会和后勤组、环境组、筹资组、保卫组的方案已经基本确定，各部门正在进一步优化。
2.建立健全组织网络。8月22日，组委会办公室开始抽调人员集中办公，并及时召开了各组工作联络员会议，进一步加强组委会办公室与各组的双向沟通和联系。组委办公室设立之后，进一步明确目标任务，把经贸科技洽谈会筹备的工作任务和目标再细化分解，具体任务分解到岗、落实到人。办公室每周要求各筹备小组上报一周工作情况，并编印筹备工作信息，及时反应筹备工作进展情况。同时强化督查职能，对一些重点环节开展督查，确保各项筹备工作按时推进。
3.全力落实活动项目。招商组根据签约项目的目标任务，在全区进行了广泛的调查摸底，摸清可能签约的较高质量项目。现上报拟签约项目30个，初步确定主活动签约项目19个，其中内资项目11个，总投资5亿元以上项目9个，外资项目7个，总投资5000万美元以上项目5个；湖师院与区全面合作项目1个。房产活动、机电装备活动、科技活动、农业活动、旅游活动等专项活动中都已初步梳理出一批质量比较高的签约项目。在重大项目集中开工仪式中，项目开工组已排定了7个总投资均在1亿元以上的开工项目。
4.统筹精选嘉宾客商。组委会办公室根据活动的总体安排，下发了《关于做好第五届经贸科技洽谈会区外嘉宾和客商邀请工作的通知》，正式启动嘉宾邀请工作。根据各部门、各镇、开发区上报拟邀请嘉宾情况，并经组委会办公室梳理审定，目前区外嘉宾邀请总人数约为390人。
当前，整个筹备工作总体上顺利而有序地推进。但是在个别环节中还存在一些不足。一是对照筹备工作推进表，有些筹备工作没有在预定的时间节点完成。二是各个组筹备工作进展还不平衡，主要体现在活动方案和嘉宾名单的质量上。如一些单位上报的拟邀请嘉宾名单还不够详细，部分上报名单未经认真的.研究，正式邀请时可能存在较大的变化。三是部分方案的质量不高，操作性还不强，有待进一步细化。
二、下一步工作
当前，各项活动的具体方案已经确定。从现在起，工作重点要转到活动的具体组织实施上来。根据筹备工作总体安排，下一步要重点抓好以下几项工作。
1.抓紧落实嘉宾邀请。考虑到本届经贸科技洽谈会的档次和目前的接待能力，嘉宾邀请既要保证质量，又要控制数量。组委会办公室对前期上报的拟邀请嘉宾名单进行了选择，初步确定了邀请嘉宾名单，请各单位根据组委会下发的有关人数规模的控制建议，积极落实嘉宾邀请工作。邀请函已分发到各个单位。各邀请单位主要领导，分管领导要各负其责，全力参与。对于重要嘉宾，要主动上门邀请，确保邀请成功。各有关单位要及时反馈嘉宾邀请情况，并将参加开幕式的邀请函回执送到组委会办公室，参加分活动的邀请函回执送到相应活动的承办单位。各单位要在10月10日前确定初步名单，10月20日前最终确定所有邀请嘉宾名单，农业活动和旅游活动由于提前举办，确定嘉宾的名单也要相应提前。
2.抓紧推进环境整治。环境组要按照9月底前完成环境整治的要求，抓紧推进环境整治工作。国庆节前，要完成中心城区道路、河道环境整治、卫生保洁、街道美化、亮化等工作。10月中旬要开展中心城区环境的检查工作，围绕卫生保洁、绿化亮化、占道经营、非机动车辆停放、广告站牌、建筑工地等重点环节，查漏补缺、集中整治，及时整改发现的问题，确保活动期间城区市容整洁、秩序顺畅，环境优美以良好的区容区貌迎接各方来宾。区环保分局要对中心城区范围的“黑烟囱”进行专项整治，及时消除烟囱造成的视觉污染。
3.抓紧制定活动现场等配套方案。主活动、6项专题活动和文艺晚会都已进入具体实施阶段，应立即启动活动现场的详细方案设计。本次经贸科技洽谈会共有开幕式暨项目签约仪式、招待酒会等9个会场需要设计。各责任单位要加快现场方案设计，所有现场方案要在9月底前完成设计并报组委会办公室审定。与此同时，宣传、后勤、环境、融资等组虽已有初步的配套方案，但还需要与各项活动安排进行对接，根据确定的活动方案进一步细化配套方案。保卫组要抓紧开展工作，根据活动安排制定详细的安全保卫计划，特别是文艺晚会保卫方案，要抓紧制定，确保万无一失。在9月30日前，所有的配套方案必须报组委会办公室审定。
4.抓紧准备各类资料。首先要抓紧各种宣传资料的制作，10月15日前完成外宣画册及光盘、招商手册、各分活动专项宣传资料。其次要抓紧各活动会务材料的准备，包括主活动和分活动的各级领导致辞、主持稿等材料。主活动的材料由组委会办公室准备，各分活动会议材料由承办单位准备。10月15日前包括活动手册和会务指南初稿在内的所有会务材料要基本准备完毕。
5.抓紧准备后勤方案。后勤组的工作精力要及早到位、工作力量要及早到岗、接待方案要及早研究、工作环节要及早对接。等到嘉宾邀请到位后，要及时细化并优化接待方案，安排好领导和嘉宾在浔期间的所有活动。对于重点嘉宾，要制定专门的接待方案。有对应接待任务的区级部门负责人要按照组委会的统一安排，自始自终做好上级领导和嘉宾的对应接待工作，直至离浔。此外，后勤组要在9月30前制定公共卫生防疫及医疗保障方案并报组委会办公室，保证嘉宾活动行程中的餐饮场所的食品卫生安全。10月15日要对宾馆、饭店和环境卫生开展一次全面的大检查，及时整改发现的问题。
现场会筹备工作方案2
一、认真领会会议筹备方案的基本特点
1.预演性。会议筹备方案是会议过程的预演，为了确保会议顺利举行，需要会议工作人员通过设想和策划，将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来，形成相对严谨周密、可资指导实施的文字方案，以便统筹布置会议各项事宜。
2.周全性。会务工作是一项复杂的系统工作，一个会议特别是大中型会议往往涉及的点多面广，筹备组织工作稍有疏忽就会出现不可控因素而发生难于弥补的错误，造成不良影响，因此，在制定会议筹备方案时，要充分考虑方方面面的内容，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。可以说，拟定一份考虑周全、细致缜密的会议筹备方案，是做好一切会务工作的前提和基础。
3.可操作性。制定会议筹备方案其目的是通过明确会议所需的人、财、物以及时间、地点等要素，细化具体事项及责任人、完成时间等，用以指导做好会议筹备工作，方案应当是具体详实的、操作性强的，否则就失去了方案的作用和意义。
二、全面掌握会议筹备方案的格式要素
会议筹备方案一般由标题、正文、尾部组成。
1.标题
标题一般由会议主办单位名称、事由和文种构成，如例文标题《××集团公司20xx年工作会议筹备方案》，再如《××学院三届一次职工代表大会筹备方案》；也有的标题省去单位名称，由事由和文种构成，如《××会议筹备方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因会议性质、规模等的不同，会议筹备方案的内容也有所区别和侧重，但主体要素不能缺少。至少要包括但不限于写明会议目的、任务、主题、时间、地点、参会人员范围、日程、议程、会议设备、文件资料、会务分工、会议经费等，一般分条列项写出。如例文中，方案对会议主题、时间、地点、规模、主持人、日程、会场布置、会议材料准备、餐饮住宿及接送站安排、会议通知、会务工作分工及进度、会议经费预算等作了详细计划，对单位领导、会议筹备人员和参会人员都具有较强的指导作用。有的大型会议还可以建立专门的会议筹备领导机构及工作机构，制定会议安全保卫工作及应急处置措施、媒体接待计划和宣传报道方案等。
3.尾部
落款处一般署上拟定会议筹备方案的单位名称和签署日期，必要时应加盖单位公章。
三、充分考虑会议筹备方案的注意事项
有些人往往对会议筹备方案不置可否，认为是可有可无、无关紧要的文件。事实上，编制会议筹备方案是一项系统性很强的工作，需要注意的`事项很多。一份考虑细致全面的会议筹备方案，是整个会议的纲领性文件，其作用是不容小觑的，往往能确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导意图得以贯彻执行，从某种程度上决定了会议的成效和质量。实际工作当中，有些会议还需向上级机关请示核准，会议筹备方案可作为上级审核批准的重要依据；有些会议需向联办或与会单位通报筹备情况，以便做好必要的准备，此时会议筹备方案又可起到周知信息的作用。从这个角度来看，就不难理解编制会议筹备方案的重要性了。
因此，秘书人员在制定会议筹备方案前，要明确领导意图，弄清筹备方案的目的、意义和要求，以便有的放矢地拟定方案。方案制定过程中，要反复多次与领导及有关方面商定和征求意见；对经费的把关要精打细算，不可太松也不可太紧，既不能过于铺张浪费，也不能影响会议效果。方案拟定后，要报经领导审核和批准，并及时召开会务工作会议，明确分工和时间节点，必要时可以进行会议模拟演练，以便发现问题，查漏补缺，进一步优化筹备方案。
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